10 algeng bókhaldstengd mistök sem eigendur fyrirtækja gera

Sem eigandi fyrirtækis þá er mikilvægt að þú sért vel inni í allri starfseminni. Þú þarft ekki að hafa vit á öllu. Margir fyrirtækjaeigendur setja upp alls konar hatta eftir aðstæðum, en margir eiga mjög erfitt með að setja upp bókhaldshattinn.

Þegar bókhaldinu er ekki sinnt almennilega er hætta á fjárhagslegum mistökum sem geta hamlað vexti eða haft neikvæð áfrif á afkomuna, heft fjárstreymi, kallað á kastljós skattsins á fyrirtækið eða eyðilagt orðstír gagnvart birgjum, viðskiptavinum og starfsfólki.

Hér er listi yfir 10 algengustu mistök sem fyrirtækjaeigendur gera og hvers vegna þau geta verið svo skaðleg.

1. Færa ekki bókhald tímanlega eða stemma ekki af reglulega

Eitt af því sem flestir sem reka eigið fyrirtæki eiga sameiginlegt er tímaskortur. Allt í einu hafa margir mánuði liðið og ekki enn farið að færa bókhaldið, hvað þá að stemma af bankareikninga, kreditkort, virðisaukaskatt eða aðrar fjárhagsfærslur. Það þýðir að upplýsingar um reksturinn eru ekki réttar eða uppfærðar. Það getur reynst mjög erfitt að taka viturlega ákvöðun þegar ekki liggja fyrir réttar upplýsingar um reksturinn.

Ef eingöngu er horft á stöðuna á bankareikningi þegar tekin er ákvöðun um innkaup eða fjárfestingu getur það leitt til þess að að bankreikningur tæmist, eða það sem vera er að það þurfi að fá yfirdrátt, ef kemur síðar í ljós að það átti eftir að greiða nokkra reikninga sem höfðu gleymst. Ef bókhald er ekki fært reglulega eru líkur á að reikningar séu ekki greiddir, sem getur leitt til þess að fyrirtækið er sett á vanskilaskrá. Sem síðan getur leitt til þess að erfiðlega gengur að fá nauðsynleg aðföng og ekki sé veittur greiðslufrestur á innkaupum. Allt þetta hefur í för með sér erfiðleika varðandi fjárstreymi og eykur enn líkur á því að stóla á kostnaðarsaman yfirdrátt.

2. Læra ekki á bókhaldsforritið

Margir sem hefja rekstur gefa sér ekki tíma til að læra á bókhaldsforritið sem þeir hafa valið. Ef maður veit ekki hvað bókhaldsforrið býður upp á eru líkur á að mistök fari framhjá manni eða maður nýti ekki eitthvað einfalt í kerfinu sem gæti sparða mikla vinnu og tíma. Auk þess geta þeir sem ákveða að glíma sjálfir við að setja upp bókhaldskerfið lent í vandræðum seinna meir ef ekki er rétt staða að uppsetningunni. Slíkar villur geta leitt til rangra upplýsinga eða vannýtingar á skýrslum sem koma með kerfinu. Því skiptir miklu máli að fá aðstoð við uppsetningu og nýta alla þá kennslu sem er í boði þegar nýtt kerfi er tekið í notkun.

3. Kynna sér ekki skýrslumöguleika bókhaldskerfisins

Bókhaldskerfi eru ekki bara tæki til að færa bókhald til að uppfylla lagalegur skyldur eða til að hægt sé að sjá hvað eru miklir peningar í bankanum. Bókhaldskerfi veitir miklar upplýsingar um heildarfjárhagsstöðu hverju sinni sem geta gagnast eigandann við að taka mikilvægar ákvarðanir og að sjá hvort ákvarðanir sem teknar hafa verið virka.

Því eru það mistök að nýta ekki þann fjölda af skýrslum sem hægt er að taka út úr bókhaldskerfinu. Sem dæmi má nefna skýrslu um aldursgreiningu viðskiptamanna. Með því að skoða þessa skýrslu er hægt að sjá í fljótu bragði upplýsingar um hvaða viðskiptamenn greiða ekki á réttum tíma eða alls ekki. Ef ekki fæst greitt fyrir vöru eða þjónustu getur það verið merki um óánægju sem ekki væri hægt að taka á ef ekki er fylgst með stöðu viðskiptamanna og gæti leitt til þess að tapa af viðskiptum og þar með framtíðartekjum. Slík skýrsla getur líka borið kennsl á viðskiptamann sem er ódýrara að losna við ef hann greiðir alls ekki fyrir þjónustu frekar en að halda áfram að þjónusta hann og tapa enn frekar.

4. Blanda einkafjárhagnum saman við fjárhag fyrirtækisins

Ein algengustu mistök sem fyrirtækjaeignedur gera eru að blanda saman fjárhag fyrirtækisins og eigin fjárhag. Það er mikilvægt að halda þessu tvennu aðskildu og fá betri yfirsýn yfir hvað er í raun kostnaður fyrirtækisins og hvað er vegna einkaneyslu. Þó það sé heimilt að gjaldfæra eðlilegan kostnað t.d. við að fara út að borða með viðskiptavinum þá má ekki setja allan matarreikning fjölskyldunar á fyrirtækið. Skattalaga séð er það óheimilt en það getur líka haft áhrif á raunhagnað fyrirtækisins ef of mikill hluti af neystu eiganda er færður á fyrirtækið sem veldur því að hagnaður er ekki nýttur í uppbyggingu fyrirtækisins.

Þegar til lengri tíma er litið þá er það best fyrir heilbrigðan rekstur að hætta að líta á fyrirtækið sem hraðbanka en líta þess í stað á það sem sjálfstæða og óháða eingingu sem getur skilað miklum hagnaði fyrir eigandann ef rétt er haldið á spöðunum.

5. Henda kvittunum

Jafnvel þó upplýsingar séu að færast meira og meira yfir í rafrænt form skiptir það samt enn máli að geyma allar kvittnar. Kvittanir geta varpað ljósi á mistök eða göt í bókhaldsskráningu og einnig þarf að hafa kvittanir til að bóka eftir til að geta nýtt frádrátt til skatts. Ef skattayfirvöld koma í heimsókn gæti farið svo að kostnaður sem ætti að færast á fyrirtækið verði hafnað ef ekki liggja fyrir kvittanir til sönnunar sem getur orðið til þess að þurfi að greiða hærri skatt og jafnvel sektir fyrir rangfærslur.

6. Færslu- eða reikningsskekkjur

Þegar tíminn er naumur og verið er að redda bókhaldinu á síðustu stundu er svo auðvelt að gera smá mistök við færslur bókhalds jafnvel í bestu bókhaldskerfum. Stundum eru mistökin vegna þess að maður færir á rangan bókhaldslykil eða slær upplýsingar vitlaust inn.

Ef þessi mistök eru gerð ásamt því að bókhald er fært seint og afstemminar gerðar sjaldan (sjá nr.1) getur þetta verið uppskrift að fjárhagslegu stórslysi ef líða margir mánuðir áður en villan kemur í ljós þegar afstemmingar eru ekki gerðar reglulega. Hér á máltækið „oft veltir lítil þúfa þungu hlassi“ vel við, ein smá villa í skráningu getur haft alvarlegar afleiðingar ef hún er ekki leiðrétt í tíma. Við erum öll mannleg og getum gert mistök en í bókhaldi skiptir meginmáli að villur og mistök uppgötvist fljótt.

7. Einblína á skammtímamarkmið

Það getur verið svo freistandi að horfa bara á það sem er beint fyrir framan mann og gleyma framtíðaráformum. Bókhald snýst ekki bara um að halda utan um daglegar færslur. Það snýst líka um að spá um framtíðarvöxt og bera kennsl á fjárhagslegar áhættur út frá ákvörðunum sem teknar hafa verið eða út frá núverandi stöðu.

Þegar litið er til framtíðar þá þarf að huga að mörgu. Það þarf að skoða og meta tækifæri til vaxtar og hvaða áhrif það hefur á reikningshald til lengri tíma. Það þarf að meta hvort þurfi að fjölga starfsfólki á hinum ýmsu sviðum ef eigandinn t.d. ákveður að færa út kvíarnar með nýju dótturfyrirtæki eða jafnvel nýrri starfsstöð úti á landi eða á erlendri grund.

8. Ráða ranga manneskju

Hvort sem það er fjölskyldumeðlimur, óreyndur starfsmaður á skrifstofu eða jafnvel eigandinn sjálfur sem ræður sjálfan sig til að sjá um bókhaldið, þá getur röng manneskja valdið fjárhagslegu tjóni sem er langt umfram það að taka óupplýsta ákvöðun. Að reyna að spara peninga eða í góðmennsku útvega ástvini starf getur leitt til þess að skatturinn kemur til að skoða bækurnar sem getur leitt til hárra sekta. Að ráða ranga manneskju getur skapað vandmál sem eltir fyrirtækið árum saman.

Sem dæmi má nefna er ef viðkomandi sem ráðinn var til að sjá um bókhaldið veit ekki á hvaða lykla á að færa kostnað eða kann jafnvel ekki að gera dagbókarfærslu. Hann eða hún gæti verið úti að aka varðandi skattalögin og hvað má færa sem kostnað og hvað ekki. Viðkomandi gæti skort þekkingu til að útbúa reikninga eða vantað skilning á hvernig á að meðhönda færslur í mismunandi gjaldmiðlum.

Réttur aðili sem kann sitt bókhaldsfag getur aðstoðað eigandann við að forðast mistök sem gætu orðið fyrirtækinu að falli.

9. Halda að tæknin bjargi öllu

Það tryggir ekki villulaust bókhald að henda peningum í tæknilegar lausnir. Það þarf að gæta þess að tæknin virki rétt. Það skiptir líka mála að velja rétta tækn fyrir hvert fyrirtæki.

Eigandi smáfyrirtækis þarf ekki að fjárfesta í dýru bókhaldsforriti ætlað stærri fyrirtækjum heldur getur látið einfalt kerfi duga. Í dag eru til margar veflausnir og hægt að kaupa mánaðaráskrift að ódýrum kerfum án þess að hlaða neinu niður á eigin tölvu. Þessi kerfi bjóða upp á allt sem minni fyrirtæki þurfa til að fylgjast með rekstrinum og taka ákvarðanir um framtíðna.

10. Sleppa ekki tökunum

Sem eigandi fyrirtækis getur það verið erfitt að viðurkenna að maður getur ekki gengið í öll störf í fyrirtækinu. Bókhald er eitt af þessum störfum, það er ekki öllum gefið að færa bókhald og því getur það verið besta ákvörðun sem eigandi tekur að ráða fagmann til að sjá um bókhaldið.

Fyrirtækið þitt var mjög líklega stofnað til að sinna hugmynd eða lausn sem hafði ekkert með bókhald að gera og það er þar sem þú átt að einbeita þér. Til þess þarftu að sleppa tökunum og viðurkenna að það sé kominn tími til að fá aðstoð frá bókhaldsþjónustu eða að ráða bókara sem er fagmaður í sínu fagi. Þannig getur þú einbeitt þér að því sem þú gerir best.

Skildu eftir svar

Netfang þitt verður ekki birt. Nauðsynlegir reitir eru merktir *