9 skref í átt að betri innheimtu

9 skref í átt að betri innheimtu

Öll fyrirtæki selja vörur og/eða þjónustu. Það er ástæða þess að fyrirtækið er yfirhöfuð til. Þar af leiðir þá þurfa öll fyrirtæki að fá greitt fyrir sína þjónsutu. Ef ekki er greitt um leið og þjónusta er innt af hendi eða vara er seld (staðgreitt) þarf að búa til kröfu (reikning) sem er bókuð á viðskiptavin á móti sölutekjum. Þar situr hún þar til greiðsla hefur borist og stundum þarf að grípa til aðgerða (innheimtu) til að fá greitt. Hér á eftir eru 9 skref í átt að betri innheimtu:

 1. Öðlast skilning á hvað innheimta er og um hvað hún snýst

Ógreiddur reikningur er í raun lán til  viðskiptavinarins. Og lán eru alltaf með eindaga og þau þarf að borga. Þetta vita þeir sem einhvern tíma hafa tekið lán í banka. En stundum gerist það að viðskiptavinurinn lætur hjá líða að greiða kröfuna. Ef við erum ekki vakandi yfir útistandandi kröfum, þ.e. hvaða reikningar eru ógreiddir, þá getur liðið langur tími áður en við áttum okkur á hver staðan er í raun. Líkurnar á að fá greitt minnka eftir því sem lengri tími líður.

Innheimta snýst því um að vera vakandi yfir hvaða reikningar eru ógreiddir eftir eindaga og taka ákveðin skref til að sannfæra viðskiptavininn um að gera upp skuld sína. Til að tryggja að fá greitt sem fyrst er besta leiðin að koma sér upp ferli til þess.

2. Skilja hvaða áhrif vanskil hafa á fjárstreymi

Í upphafi er ágætt að gera sér grein fyrir hvaða áhrif vanskil hafa á fjárstreymi. Ef innheimtan er í lagi þá er fjárstreymi eðlilegt frá grunnstoðum fyrirtækisins, þ.e. greiðslur berast í kassann með eðlilegum hætti fyrir þá þjónustu sem veitt er. Um leið og innheimtan fer að sitja á hakanum þá minnkar innistæðan á bankareikningi hratt. Þá getur verið erfitt að standa í skilum með reikninga til lánardrottna, standa undir afborgunum lána, greiða laun og aðrar skuldbindingar með tilheyrandi dráttarvöxtum, innheimtukostnaði og yfirdrætti. Því hefur það keðjuverkandi áhrif ef innheimtu er ekki sinnt vel.

 3. Nota bókhaldskerfið til að fylgjast með vanskilum

Í upphafi innheimtu þarf að vita hvaða viðskiptavinir eru í vanskilum. Besta leiðin til að fylgjast með því er að taka út lista úr bókhaldinu yfir aldursgreindar stöður skuldunauta. Áður en þessi listi er keyrður þarf að vera búið að færa allar innborganir til að forðast að herja á þá sem þegar eru búnir að greiða.

Sum bókhaldskerfi bjóða upp á mismunandi aðferðir við að taka út aldursgreinda stöðu en flest eru með staðlaða lista sem sýna t.d. stöðu „0-30 daga“ yfir nýja reikninga, „31-60 daga“ yfir vanskil innan 2ja mánaða,“61-90“ fyrir 2-3 mánaða vanskil og „yfir 91“ fyrir vanskil sem eru eldri en 3ja mánaða.

Það er ekki alltaf klippt og skorið hvar á að byrja. Góð leið til að greina vanskilin betur er að taka listann yfir í excel og bæta við dálki yfir athugasemdir. Er hægt að afgreiða margar útistandandi kröfur með því að senda út reikningsyfirli eða áminngur? Þarf að hringja strax í einhverja? Það er gott að senda út bréf fyrst og þegar það er búið að byrja að saxa á þá sem þarf að hringja í.

Jafnvel þó innheimtu sé úthýst (sjá lið nr. 4 hér á eftir) er það góð regla að taka út aldursgreindan lista yfir stöðu skuldunauta reglulega. Með því fær maður tilfinningu fyrir því hver staðan er og hvar þarf að bæta um betur m.a. hvort þurfi að krefja ákveðna viðskiptavini um staðgreiðslu eða í versta falli hvort eigi að hætta að þjónusta kúnna sem greiðir illa og gerir jafnvel alltaf kröfur um afslátt eftir á. Stundum er betra að klippa á nafnastreng þannig viðskiptavina og reyna frekar að þjónusta betur þá sem greiða vel og eru almennt ánægðir með viðskiptin.

4. Ákveða hver á að sjá um innheimtuna

Stærri fyrirtæki eru yfirleitt með innheimtustjóra eða jafnvel heilar deildir sem sjá um innheimtu. Smærri fyrirtæki og einyrkjar hafa ýmsar leiðir til þess að innheimta sína reikninga.

  1. Sjá um innheimtuna sjálfur
  2. Senda út greiðsluseðla í gegnum banka og láta bankann sjá um að senda út áminningar en sjá sjálfur um að frekari innheimtu
  3. Láta bókara sjá um innheimtuna
  4. Ráða utanaðkomandi fyrirtæki sem hafa það að lifibrauði að innheimta kröfur fyrir sína viðskiptavini

Hvaða leið sem valin er þá er það mjög gagnlegt fyrir þá sem eru með rekstur að hafa skilning á mikilvægi innheimtu og hvaða skref þarf að taka til þess að ná árangri. Næstu skref í þessum pistli miða við að innheimta sé að mestu leiti í höndum eiganda eða rekstraraðila.

 5. Ákveða innheimtuferli

Til þess að innheimtan sé markviss er best að koma sér upp verklagi sem tekur á öllum þáttum innheimtu s.s. hvort senda eigi greiðsluseðla og nota banka við fruminnheimtuna, hvenær og með hvaða hætti á að senda út áminningar, hvenær á að hringja og hversu oft og hvenær á að senda kröfu í lögfræðiinnheimtu.

Það er mjög ganglegt ef hluti af þessu ferli sé einhvers konar gagnabanki þar sem öll samskipti eru skráð. Eftirfylgni er mjög mikilvæg og ef til er skrá yfir hvenær var haft samband, við hvern var talað, loforð um greiðslu o.þ.h. þá er auðvelt að minna á það næst þegar haft er samband. Auk þess er gott að hafa yfirlit yfir samskiptin ef til þess kemur að krafa er sett í lögfræðiinnheimtu.

6. Ákveða innheimtuaðferðir

Það eru hægt að nota ýmsar aðferðir við innheimtu og þegar rekstraraðilar ákveða innheimtuaðferð er gott að taka mið af viðskiptavininum og öðlast skilning á hvaða aðferð virkar best. Það gæti þurft að prófa sig áfram og vera tilbúinn að breyta aðferð ef núverandi aðferð virkar ekki.

  • Símtal

Sú aðferð sem hefur reynst mér best er að taka upp símann. Með því að tala við viðskiptavininn beint getur maður fengið mikið af upplýsingum á einu bretti og komist að ástæðu vanskila. Í einu símtali er hægt að leiðrétta misskilning og gera samkomulag um greiðsluáætlun. Þetta er besta aðferðin ef viðskiptavinirnir eru fáir og stórir.

  • Senda út áminningar

Ef margir viðskiptavinir eru í vanskilum getur það verið of tímafrekt að taka upp símann og því þarf að nota aðrar aðferðir. Þá má senda út reikningsyfirlit með afriti af ógreiddum reikningum.

  • Stöðluð innheimtubréf

Það er mjög gott að koma sér upp stöðluðum innheimtubréfum sem hægt er að breyta eftir þörfum. Þau þurfa ekki að vera flókin og færri orð hafa meiri áhrif en fleiri. Það sem þarf að koma fram í innheimtubréfi er:

  1. númer, upphæð og eindagi reiknins,
  2. nýr greiðslufrestur (t.d. 10 dagar frá útgáfu bréfs)
  3. hvernig á að greiða reikninginn (t.d. millifæra á reikning eða greiða greiðsluseðil í banka). Ef óskað er eftir millifærslu þarf reikningsnúmer og kennitala að koma fram í texta bréfs.

Hvort betra er að senda bréf með sniglapósti,  tölvupósti eða með öðrum hætti er matsatriði og fer eftir eðli viðskiptanna. Ef viðskiptavinahópurinn er í eldri kantinum munu ítrekanir á pappír gagnast betur en hjá yngri viðskiptavinum sem nota snjallsíma og eru vanir rafrænum samskiptum. Best er að prófa sig áfram og finna hvað virkar best.

 7. Erfiði kúnninn – undirbúningur fyrir símtal

Langflestir munu greiða eftir fyrstu eða aðra ítrekun en það má alltaf búast við að það þurfi að ýta frekar á einstaka viðskiptavini. Ef það er ljóst að þurfi að senda þriðja bréfið er mjög gott, eða eiginlega bráðnauðsynlegt, að eiga símtal við viðskiptavininn áður en það er gert.

Þegar hringt er þarf að hafa nokkur atriði í huga.

  • Undirbúningur gagna

Að vera vel undirbúinn. Hafa allar upplýsingar tiltækar, reikninginn sjálfan og öll samskipti. Hafa bankaupplýsingar tiltækar ef viðskiptavinurinn vill millfæra starx. Vera tilbúinn að skrá niður það sem kom fram í símtalinu.

  • Andlegur undirbúningur.

Andlegur undirbúningur er ekki síður mikilvægur en að vera með öll gögn tiltæk.Ef maður er í ójafnægi er auðvelt að missa tökin af símtali ef hinn aðillinn er æstur t.d. vegna óánægju með þjónustuna. Því er gott að staldra aðeins við áður en tólið er tekið upp til að hringja

  1. Að vera algerlega rólegur og yfirvegaður, draga andann djúpt nokkrum sinnum áður en hringt er
  2. Að vera þolinmóður og tilbúinn að hlusta. Vera tilbúinn að skoða allar hliðar málsins. Oft þarf viðskiptavinurinn bara að fá að segja sína sögu.
  3. Að vera ákveðinn og staðfastur. Það er jú ástæða fyrir símtalinu og mikilvægt að láta ekki slá sig út af laginu
  4. Muna að brosa á meðan á símtalinu stendur. Það hefur jákvæð á báðum endum símans
  • Niðurstaða

Áður en símtali lýkur þarf alltaf að að fá niðurstöðu, loforð um greiðslu, semja um innborgun, raðgreiðslur, kortalán allt eftir aðstæðum. Því er gott að vera með hugmyndir um greiðsluáætlun áður en hringt er.

 8. Heildarlengd innheimtuferlis

Þegar innheimtukerfi er hannað er gott að velta fyrir sér hvað heildarferlið á að vera langt. Til að skýra þetta út er best að taka dæmi.

Segjum sem svo að þú gerir reikning og veitir 30 daga greiðslufrest. Ef reikningurinn var gerður um miðjan mánuð og þú sinnir innheimtu einu sinni í mánuði í upphafi mánðar, þá hafa liðið 15 dagar frá eindaga reikningsins eða samtals 45 dagar frá því hann var gefinn út þangað til þú sérð að reikningurinn er ógreiddur. Nú sendir þú út innheimtubréf nr. 1 og gefur 10 daga frest. Fresturinn rennur út en þú bíður þar til í upphafi næsta mánaðar með að fara yfir innheimtuna og þá eru liðnir 20 dagar í viðbót, eða samtals 30 dagar og krafan orðin 75 daga gömul. Með innheimtubréfi númer 2 bætast við aðrir 30 dagar og krafan því orðin 105 daga gömul. Þá á eftir að hringja og senda út bréf 3.

Ef þú tekur stöðuna tvisvar sinnum í mánuði getur þú stytt þetta ferli talsvert eða um allt að 55 daga áður en þú sendir út bréf 3. Það er mun auðveldara að innheimta kröfu sem er innan við 2ja mánaða en þá sem er meira en 3ja og hálfs mánaðar eða eldri.

 9. Sleppa öllum væntingum

Það getur reynst erfitt að fá ekki greitt fyrir þjónustu sem veitt var eða vöru sem var  seld. Maður er búinn að leggja heilmikið á sig til að þjónusta kúnnann og svo borgar hann bara ekki! Því er ekki óeðlilegt að manni sé misboðið og verði reiður þegar kemur að innheimtu. Það er líka óþægilegt að þurfa að biðja um greiðslu. Það er næstum því eins og maður sé að betla peninga.

Því gagnast það mjög vel að æfa sig í því að sleppa tökunum af öllu ferlinu. Vera tilbúinn að sætta sig við að niðustaða innheimtunnar gæti verið sú að það fáist alls ekki greitt, jafnvel þó svo maður sendi kröfu til lögfræðings í frekari innheimtu.

Að sleppa tökunum þýðir að vera ekki með neinar væntingar. Væntingar eru jú það sem við erum að vonast eftir. Ef við erum tilbúin að sleppa tökunum af hverju skrefi innheimtunnar þá tökum við eigin tilfinningar út úr ferlinu og okkur sjálfum líður betur.

Þegar maður hefur æft sig í þessu er einstaklega ánægjulegt að fá greitt, svona næstum eins og að vinna í Lotto því þegar maður er með engar væntingar koma allar innborganir á vanskilum manni skemmtilega á óvart!

Skildu eftir svar

Netfang þitt verður ekki birt. Nauðsynlegir reitir eru merktir *