Að færa bókhald

Það er í sjálfu sér ekki flókið að færa bókhald. Ef færslur eru t.d. innan við 20 á mánuði gæti dugað að halda utan um bókhaldsfærslur í excel. Einhver dæmi eru um að menn séu enn að nota þar til gerðar bókhaldsbækur og er það í góðu lagi í byrjun.

En flestir sem stofna fyrirtæki gera það með því markmiði að stækka og áður en langt um líður þarf að huga að hvaða bókhaldskerfi er best. Það er efni í annan pistil en þessi fjallar  um undirstöðurnar fyrir þá sem eru að stíga sín fyrstu skref í að færa bókhald.

Grunnatriði bókhalds

Bókhald er venjulega tvíhliða. Ef við hugsum okkur 2 dálka til að færa bókhaldið þá er debet (plús) vinstra megin og kredit (mínus) hægra megin. Tvíhliða bókhald þýðir að hverja bókhaldsfærslu þarf að færa á tvo bókhaldslykla og að debet verður alltaf að vera jafnt og kredit. Segjum sem svo að það sé verið að kaupa pappír á skrifstofuna og debetkort var notað til þess að greiða fyrir pappírinn. Það er ekki nóg að bóka bara á gjaldalykilinn fyrir skrifstofuvörur í debet. Það þarf líka að sýna með hvaða hætti var greitt fyrir vöruna og því þarf að færa mótfærsluna á bókhaldlykilinn fyrir bankareikninginn í kredit. Þá er maður kominn með heildarmynd af hvað gerðist í raun. Þ.e. keyptar voru skrifstofuvörur sem greiddar voru af bankareikningi (með debetkorti).

Það eru fimm tegundir bókhaldslykla: Eignir, skuldir, eigið fé, tekjur og gjöld. Eignir eru alltaf með debet stöðu, skuldir eru alltaf með kredit stöðu, eigið fé er yfirleitt með kreditstöðu (undantekning er þegar uppsafnað tap myndar debetstöðu, þá er talað um neikvætt eigið fé). Eignir eru alltaf jafnt og skuldir + eigið fé. Þannig að ef eignir eru 1000 kr. og skuldir 500 kr. þá þarf eigið fé að vera 500 kr. til að bókhaldsjafnan stemmi. Eignir, skuldir og eigið fé mynda efnahagsreikninginn.

Tekjur eru alltaf kredit og gjöld eru alltaf debet. Tekjur og gjöld mynda rekstrarreikninginn. Mismunurinn (hagnaður eða tap) á milli tekna og gjalda er færður á eigið fé í lok árs.

Svo í stuttu máli þá eru debet lyklar eignir og gjöld og kreditlyklar eru tekjur, skuldir og eigið fé.

title of account

Bókhaldslykilinn

Til að færa bókhald þarf að skilgreina hvaða atriði á að halda utan um. Til þess að það sé hægt þarf að búa til yfirlit yfir þessi atriði s.s. bankafærslur, tekjur af sölu, húsaleigu, rafmagn, laun, launatengd gjöld o.s.frv.

Hver liður fær sérstak númer sem er kallað bókhaldslykill og samansafn þessara númera eru bókhaldslyklar. Númerasería gæti verið svona:

bókhaldslyklar

Í dæminu hér fyrir ofan eru númer frá 1000 til 6000 bókhaldslyklar tengdir rekstri. Færslur á þessa lykla mynda rekstrarreikning. Númer 7000-7100 eru eignir og númer 8000 – 9000 eru skuldir. Færslur á eignir og skuldir mynda efnahagsreikning.  Ef maður notar tilbúið bókhaldsforrit er venjulega búið að búa til svona lista og maður velur þá  sem eiga við eigin rekstur.

Skárning á færslu

Auðveldasta leiðin til að sjá fyrir sér hvernig á að færa bókhald er að nota svokallað T-reikninga. Hér fyrir neðan má sjá dæmigerða T-reikninga fyir bankahreyfingar, tekjur og gjöld. Í upphafi er staðan á bankanum 100 kr.  Greitt er inn á bankann 10 kr. vegna sölu sem er færð í debet á bankann  og kredit á tekjur. Greitt er út af banka 20 kr. vegna innkaupa sem eru færð kredit á banka og debet á gjöld. Í lokin er staðan á bankanum 90 kr. sem er breyting um mínus 10 kr.,  tekjur eru 10 kr. (mínus) og gjöld 20 kr. (plús).

T-reikningar

Þegar vafi leikur á hvernig á að færa bókhaldsgögn þá getur reynst mjög vel að teikna upp T-reikninga til að fá yfirsýn. Þegar búið er að taka ákvörðun um á hvaða bókhaldslykla á að færa er útbúið fylgiskjal. Hér áður fyrr voru forprentuð form notuð til þess að útbúa fylgiskjöl og þau útfyllt af mikilli nákvæmni.

IMG_20150920_0001

Það má að sjálfsögðu nota svona eyðublöð ef manni sýnist svo en það er ekki nauðsynlegt. En það gagnast vel að skrifa á reikninginn sjálfan hverning á að færa hann eins og hér fyrir neðan:

Capture

Færslan fyrir þennan reikning gæti litið svona út. Nafn bókhaldslykilisins er notað í þessari skýringu en auðvitað vísar það til ákveðins númers í bókhaldslyklaseríunni.

færsla

Hver færsla fær sérstakt númer og er það skrifað á fylgiskjalið (reikninginn) eftir að búið er að skrá færsluna. Fyrir þá sem eru með fáar færslur þá er nóg að hafa eina hlaupandi númeraseríu frá 1 og uppúr. En þegar fjöldi færslna eykst er gott að aðgreina færslur eftir flokkum. Það er gert með því að hafa sérstakar dagbækur fyrir hvern flokk: Lánardrottnar, sölureikningar, fjárhagsfærslur s.s. millifærslur á milli  bankareikninga. Þetta eru helstu tegundur dagbóka. Oft eru notaðir bókstafir og síðan hlauptandi númer til að aðgreina dagbækur t.d. LD fyrir lánardrottna, SR fyrir sölureikninga og FF fyrir fjárhagsfærslur.

Að færa bókhald er í grunninn ekki flóknara en þetta, en flækjustigið magnast með vaxandi fjölda hreyfinga og þörf fyrir að nota fleiri og fleiri bókhaldslykla.

 

Ein athugasemd á “Að færa bókhald

Skildu eftir svar

Netfang þitt verður ekki birt. Nauðsynlegir reitir eru merktir *